четверг, 11 октября 2012 г.

Sharepoint - запуск рабочих процессов по расписанию. Рассылка почты

Предыстория:
Есть рабочий портал отдела/департамента на очень "любимом" мной sharepoint сервере
На портале куча фишек, плюшек, рабочих файлов и вроде все уже даже привыкли с ним работать, но работа напоминает какой-то хаотический процесс - а не зайти ли нам сегодня на портал. О ресурсе надо напоминать. Напоминать регулярно -  реклама это прямой путь к премиям.
Возникла идея автоматически рассылать напоминалки по расписанию.
Идею создать локально на компьютере задание для рассылки отмели сразу. Привязка к чему-то локальному не удобна, не практична и рано или поздно решение потеряется.

Начальные требования:

Текст сообщения периодически должен меняться. Меняться разными пользователями. Число адресатов может быть не постоянным. Адресаты могут быть как внутренними так и внешними.

Реализация:
Иногда лень - это двигатель прогресса, иногда ну просто лень. Для тех кому просто лень, кто не хочет разбираться как написать свое задание таймера для запуска рабочего процесса или просто нет времени, есть быстрое простое и комфортное решение. HareP​oint Workflow ​Scheduler
Плюсы:
- бесплатное, абосолютно;
- работает стабильно;
- быстро ставится и не требует доп. настроек.
- нормальная инструкция;

Минусы:
- не варит кофе по утрам :-)

И так нам нужно скачанное, развернутое и активированное на нужном сайте решение.
Созданный список который будет содержать шаблоны наших писем и рабочий процесс который собственно будет заваливать спамом ваших коллег.

Список, назовем его - "Шаблоны писем", содержит три столбца:
 - Тема письма
 - Текст письма
 - Адресаты

Рабочий процесс списка выглядит следующим образом.



Это просто отправка сообщения, параметры для отправки берутся из списка "Шаблоны писем". В свойствах рабочего процесса настраивам запуск только в ручном режиме.

Настройка расписания для запуска процесса. Следующий текст предназначен для тех кто не осилил прочитать инструкцию.

1. Проверяем что наше решение установлено, активировано и готово к работе.
Заходим в параметры сайта и пытаемся найти пункт HareP​oint Workflow ​Scheduler  в разделе "Администрирование сайта". Если вы не видите там HareP​oint Workflow ​Scheduler, переходите в раздел "Действия сайта"; "Управление возможностями сайта" и активируйте решение.




2. Переходим к HareP​oint Workflow ​Scheduler. Перед нами открывается базовое окно настроек решения для этого сайта. Доступные к настройке параметры: тип логов, размер, период хранения логов, задержка между запусками рабочих процессов.

Для создания расписания нажимаем кнопку EditTask, нас перекинет в скрытый от браузера список HarePoint Workflow Scheduler Tasks Web, не пытайтесь найти его через обзор контента. Его там нет.  


3. Нажимаем добавить  элемент.  В открывшемся окне производим  настройки запуска нашего рабочего процесса.

Выбираем список к которому привязан наш рабочий процесс. -"Шаблоны писем", если на сайте у вас только один список, пункт выбора не будет отображаться.
В выпадающем списке workflow выбираем опубликованный ранее рабочий процесс. Устанавливаем параметр - Always run the lastest version of the workflow ( всегда запускать последнюю версию рабочего процесса)

Запустить рабочий процесс на всех элементах или на конкретном выбранном элементе?

Так как у нас для каждого письма должен быть конкретный период рассылки, выбираем One, Selected items и шаблон письма которое необходимо  рассылать.



И сама плюшка ради которой это все затеялось, установка расписания и периода запуска рабочего процесса - настройка триггера.
Рабочий процесс можно запускать периодически по минутам, часам, дням, месяцам и годам. Так же можно выбрать через какое число, дней, месяцев, недель мы хотим повторить запуск процесса.

Тестирование:
Для проверки того что наш рабочий процесс работает и будет запускаться по рассписанию, мы можем запустить его из списка HarePoint Workflow Scheduler Tasks Web, воспользовавшись меню элемента, пунктом Run Now.








1 комментарий:

GranTorino комментирует...

Мне для рассылок очень даже нравится такой сервис http://StandartSend.ru Использую его часто и очень даже нравится. Цены там отличные и качество что надо, могу их смело рекомендовать)